Bedrijfsvoering organisatie gemeente

Gemeenten maken deel uit van de sterk veranderende samenleving, waarin de verdere digitalisering van de informatievoorziening een van de belangrijkste ontwikkelingen is. Digitaliseren is geen doel op zich, het moet bijdragen aan een betere dienstverlening aan inwoners, bedrijven en instellingen. Door meer data gedreven te werken kunnen complexe opgaven op het gebied van zorg, werkgelegenheid, veiligheid, duurzaamheid, inrichten ruimtelijke leefomgeving en economie beter worden opgepakt. De I-Visie, gemeente Apeldoorn in het digitale tijdperk (november 2016), schetst in hoofdlijnen hoe Apeldoorn de uitdagingen op het gebied van digitalisering wil oppakken. Hierbij spelen landelijke ontwikkelingen als de Agenda Digitale Overheid, het programma van de VNG Samen Organiseren en het optimaliseren van een gemeenschappelijke infrastructuur een belangrijke rol. We zoeken nadrukkelijk de samenwerking met andere gemeenten in VNG-verband. Het herzien van de i-Visie is doorgeschoven van 2020 naar 2021.

Prestatie 1. We borgen de beschikbaarheid en toegankelijkheid van de informatiehuishouding
De coronacrisis heeft een forse impact op onze samenleving, zo ook op het gebruik en inrichting van onze gemeentelijke ICT-voorzieningen. De afgelopen jaren zijn al flinke stappen gezet in het plaats- en tijdonafhankelijk werken. De coronacrisis heeft dit proces enorm versneld. Het gebruik van nieuwe technologie (zoals MS Teams) is door medewerkers de afgelopen maanden omarmd. Thuiswerken en het vergaderen via videoconferencing met Teams is de norm geworden. In 2021 zal Microsoft 365 verder worden uitgerold waardoor medewerkers nog veel effectiever digitaal met elkaar kunnen samenwerken. Deze technologie maakt het mogelijk om samen te werken aan documenten, digitale brainstromsessies te houden, planningen op te stellen en informatie uit te wisselen.
Daarnaast leidt de coronacrisis tot nieuwe initiatieven met name op het gebied van samenwerken en data delen, het digitaal communiceren met inwoners en het digitaal ondersteunen van burgerparticipatie.

In 2018 is geconstateerd dat een aantal systemen verouderd is en dat deze onvoldoende basis bieden voor de toekomst. De invoering van het nieuwe zaaksysteem en een document management systeem (DMS, Djuma van Circle Software) loopt iets achter op de planning door een onvoorzien technisch issue met een koppeling. De planning is om het oude zaaksysteem uiterlijk eind 2021 te hebben vervangen en het oude DMS-systeem in maart 2022. Daarmee beschikken onze medewerkers weer over moderne technologie en kunnen zij flexibeler mee met ontwikkelingen in de markt. Deze nieuwe basis is nodig om onze (online) dienstverlening te kunnen verbeteren en flexibel op nieuwe behoeften en ontwikkelingen in te kunnen spelen.

Binnen de digitale transformatie is security en privacy een belangrijk thema, zie hiervoor prestatie 4 binnen doel 4.

Prestatie 2. We borgen beheer en doorontwikkeling van onze informatiehuishouding
Het afgelopen jaar zijn er meerdere stappen gezet in het verbeteren van de digitale dienstverlening. Er zijn nieuwe systemen in gebruik genomen voor parkeervergunningen, burgerzaken, een zaaksysteem voor digitale aanvragen (zie prestatie 1) en de stadspas.
In 2020 is het portfoliomanagement verder ingericht. Hiermee kan het steeds complexer wordende ICT-portfolio in samenhang worden bewaakt. Er kan proactief worden gestuurd en knelpunten in middelen, capaciteit en planning kunnen tijdig worden gesignaleerd.
Door de opzegging van de huur van het Activerium is het datacenter dat daar was ondergebracht verhuisd naar een datacenter elders binnen Apeldoorn.

De ICT-wijzigingen die nodig zijn voor de invoering van de Omgevingswet verlopen volgens planning (zie ook programma 9). Voor de invoering van de Omgevingswet wordt onze vergunningenapplicatie met de landelijke voorziening van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) gekoppeld. Apeldoorn heeft daarnaast in VNG-verband een marktverkenning georganiseerd voor software voor planvorming en toepasbare regels. De aanbesteding voor deze systemen loopt en krijgt in 2021 een vervolg.

Prestatie 3. We faciliteren informatie gestuurd werken
In 2020 is het Dataportaal van gemeente Apeldoorn in gebruik genomen. Hiermee hebben inwoners, instellingen en bedrijven en ook ambtenaren, toegang tot feiten, cijfers en data over Apeldoorn. De kant-en-klare rapporten, kaarten en maatwerkproducten zijn vrij toegankelijk en te gebruiken. Ook is het mogelijk om zelf informatie samen te stellen met behulp van de dataproducten. Het Datalab heeft verschillende producten opgeleverd waaronder het open data portaal, de gebieds- en woningmarktmonitor, het trendoverzicht 2019, digitale stadsplattegrond, dashboards sociaal domein, interne financiële rapportages en het vuurwerkonderzoek. Tevens heeft het Datalab t.a.v. beheer, beleid privacy en werkprocessen goede stappen gezet.

We zien dat de vraag naar complexe data-producten sterk toeneemt. Dit komt door het professionaliseren van de beleidscyclus en de financiële sturing op projecten, maar ook door behoeftes vanuit thema’s als de energietransitie, smart city en de woningmarkt. Het ontwikkelen van nieuwe producten en digitale dashboards is ook in 2021 een doorlopende activiteit.
Verder is geïnvesteerd in het verbeteren van de kwaliteit van basis- en kernregistraties. Er is een regisseur die regie voert op de kwaliteit van het stelsel van deze registraties. Daarnaast zijn kwaliteitsprocessen ingericht en wordt gewerkt aan de inrichting van een kwaliteitsmonitor. Kwaliteit van gegevens zal de komende jaren een belangrijk aandachtsgebied blijven. Naarmate data intensiever wordt gebruikt en breder ontsloten, wordt de betrouwbaarheid er van ook steeds crucialer.

Indicatoren

1. De technische infrastructuur is, met uitzondering van onderhoudsvensters, permanent beschikbaar

De beschikbaarheid van de technische infrastructuur wordt als ‘goed’ ervaren. Er is geen onderzoek gedaan naar nuances rondom deze beleving.
Onze technische infrastructuur bestaat uit veel componenten. Een keten van die componenten zorgt, samen met een bedrijfsapplicatie, voor beschikbaarheid van functionaliteit die inwoners en collega’s benutten bij de afhandeling van gemeentelijke processen. Deze ketens zijn, afhankelijk van de bedrijfsapplicatie, steeds anders van samenstelling; beschikbaarheidscijfers van de ketens worden niet geregistreerd.

2. Beschikbaarheid representatieve datasets op het dataportaal

Hierop is ingegaan bij de toelichting van prestatie 3.

Kadernota’s
Kadernota I-Visie Herziening volgt in 2021

Lessons learned
In 2020 betrok een groot deel van de medewerkers het verbouwde stadhuis. De inrichting van het stadhuis is gestoeld op het plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken, waarbij je een plek zoekt die passend is bij het werk dat je voor die dag hebt gepland. Al snel ontstonden discussies over de inrichting en ‘het concept’. De roep om interventies was groot. En toen kwam Corona. Van de ene op de andere dag moesten veel medewerkers vanuit huis gaan werken. De discussie over de inrichting, en met name de krapte op de werkplekken, verstomde, we werkten immers vanuit huis. Maar er gebeurde meer. Daar waar we dachten dat het werk enkel in het stadhuis kon plaatsvinden, bleek het ook opeens vanuit een andere locatie te kunnen. We bleken digitaal vaardiger te zijn dan we dachten. Een tegengeluid is er ook. Het sociale aspect aan het werken is weggevallen, medewerkers voelen zich eenzaam en contacten zijn enkel zakelijk, inhoudelijk. Creatieve processen lijken niet of nauwelijks in te passen in het digitale overleg. Een gesprek op het scherpst van de snede is ingewikkeld via het beeldscherm. Niet iedereen kan digitaal meekomen, hierdoor lijkt de kloof tussen medewerkers die digitaal vaardig zijn en degenen die dat niet zijn, groter te worden. Als de crisis voorbij is, wat gaan we dan doen? Vervallen we in oude patronen of gaan we de geleerde lessen van het thuiswerken meenemen naar de toekomst. Dat laatste is het voornemen. In 2021 gaan we het werken op een werklocatie in combinatie met het werken vanuit huis (of een andere locatie) verder vormgeven. We doen dit vanuit meerdere perspectieven, waarbij onze dienstverlening aan de inwoners en de organisaties in onze gemeente voorop staat en blijft staan.

In tijden van crisis leer je als organisatie vaak hoe groot de betrokkenheid van medewerkers is. In Apeldoorn is de betrokkenheid groot. In 2020 is veel werk verzet. De focus was en is: het beste voor de inwoners en de organisaties in de gemeente te realiseren. De betrokkenheid uitte zich in de hoge mate van geleverde productie, behaalde resultaten en in het lage verzuim. De werkgever is evenredig betrokken bij de medewerkers. Er is zorg voor de fysieke en mentale vitaliteit van medewerkers en de faciliteiten die geboden zijn en worden zijn goed. We lopen gelijk op met de meeste andere 100.000+ gemeenten. Op het gebied van ziekteverzuim scoorden we lange tijd uitzonderlijk goed, ook in vergelijking met andere gemeenten. We zien echter dat de rek er uit is bij medewerkers. De werkbelasting is blijvend hoog en de landelijke maatregelen nemen niet af. Dit doet veel met de mentale veerkracht. De grote mate van betrokkenheid heeft een keerzijde: we vinden het lastig om te prioriteren, keuzes te maken en elkaar aan te spreken op afspraken. We zien dit terug in het lage aantal gesprekken over de te realiseren resultaten en de ontwikkeling van medewerkers. In tijden van drukte gaan we voor de inhoud en niet voor de afspraken en de ontwikkeling. We sturen niet voldoende bij als we dit constateren. Met het wijzigen van de structuur en de sturing lossen we dit niet op. Aanspreken op gedrag en houding kan ons gaan helpen, maar zal op alle niveaus moeten gebeuren. Het is niet enkel van het management, medewerkers zijn ook zelf aan zet. Verantwoordelijkheid nemen is van ons allemaal en elkaar daarop kritisch reflecteren kan ons verder helpen. In een resultaatgerichte organisatie is het hebben van geduld en het nemen van afstand de grootste uitdaging in een cultuurverandering.