2.7.1.3 Doel 2: duurzaam en flexibel inzetbaar personeel
Onze medewerkers werken met passie voor en met de Apeldoornse samenleving. Ze blijven zich professioneel en persoonlijk ontwikkelen. De organisatie faciliteert medewerkers in het nemen van verantwoordelijkheid in hun loopbaan, vitaliteit en inzetbaarheid. De gemeente Apeldoorn werkt aan een evenwichtig en inclusief personeelsbestand dat een afspiegeling is van de samenleving.
Prestatie 1. We blijven Leren en Ontwikkelen
In de Resultaat & Ontwikkelgesprekken bespreken medewerkers en leidinggevenden de beoogde resultaten die in het jaar behaald moeten worden en de mogelijkheden op de ontwikkeling van de medewerker binnen de eigen functie of in de loopbaan. In 2019 is het formulier voor het R&O gesprek geactualiseerd, in vervolg daarop is in 2020 de boordelingssystematiek aangepast. In 2020 is met 34% van de medewerkers een gesprek gevoerd. Dit is minder dan werd beoogd omdat door de Corona-maatregelen gesprekken digitaal worden gevoerd en er op een groot aantal fronten prioriteit gegeven aan de uitvoering van de maatregelen.
Aanbieders van trainingen en opleidingen moesten het aanbod herzien en daardoor zijn trainingen en opleidingen uitgesteld of soms gecanceld. Ondanks dit gegeven is toch 67% van het opleidingsbudget besteed. Met name in de tweede helft van 2020 hebben veel aanbieders een andere modus kunnen vinden om het aanbod aan te bieden.
De interne leer- en ontwikkelprogramma’s kwamen ook onder druk te staan door de Corona-maatregelen. We zien dat terug in het interne aanbod van in totaal 35 trainingen, waarvan 20 er in de tweede helft van het jaar hebben plaatsgevonden. Veel trainingen zijn digitaal, in plaats van klassikaal, via Apeldoorn in Topvorm aangeboden. Met name het digitaal werken via MS Teams was een populaire training.
Het digitaal werken heeft een enorme impuls gekregen door de Corona-maatregelen. In het najaar heeft een digiweek de bewustwording van het digitaal werken vergroot, via workshops, seminars en trainingen. Op het intranet is een digiplaza geïntroduceerd, waarop kennis wordt gedeeld en ontwikkelmogelijkheden worden aangeboden. In een pilot digihelden zijn de vaardigheden van medewerkers binnen een organisatieonderdeel gemeten en vergroot. Binnen het onderdeel opereren teamleden (digihelden) als laagdrempelige vraagbaak voor collega’s.
Prestatie 2. Medewerkers werken aan hun mobiliteit en wendbaarheid
In het tweede kwartaal was een tijdelijke daling zichtbaar in het openstellen van vacatures. Over heel 2020 zijn 198 vacatures intern en extern opengesteld. Ruim 11% is via interne mobiliteit ingevuld. Naast de formele functie-invulling via vacatures, worden medewerkers ook ingezet op tijdelijke projecten. De flexibiliteit van de organisatie en onze medewerkers is terug te zien in de inzet rondom de uitvoering van de diverse Corona-maatregelen en de implementatie van de organisatieverandering.
Met 5,4% van de medewerkers is een gesprek gevoerd over de loopbaan. We blijven daarmee onder onze doelstelling. Gebrek aan bekendheid met deze voorziening in de Cao alsmede de focus op het werk vanwege Corona, zijn mogelijk de oorzaak van dit lage percentage. In 2021 geven we meer aandacht aan het recht op een loopbaangesprek. We begeleiden negen medewerkers in de schalen 5, 6 en 7 intensief vanuit het Loopbaancentrum.
Prestatie 3. We hebben een evenwichtig en kwalitatief goed personeelsbestand
We willen een inclusieve organisatie zijn. We treden de arbeidsmarkt tegemoet op de manier die het beste past bij de doelgroep die we willen werven. In beeld en tekst geven we uitdrukking aan de inclusieve organisatie. In januari 2020 is een ‘diverse’ groep van 11 trainees gestart in onze organisatie. In het najaar heeft de Diversity week plaatsgevonden, waarin vooraanstaande sprekers in discussie gingen met medewerkers en medewerkers via intranet blogden over de eigen ervaringen. We zijn in het najaar voor de vierde keer op rij benoemd op Trede 3, de hoogste trede, op de Prestatieladder Sociaal Ondernemen (PSO).
16% van de medewerkers is jonger dan 35 jaar. Door de effecten van de Corona-maatregelen was een afname zichtbaar in het aantal stagiaires dat praktijkervaring opdoet in de organisatie. Eind 2020 hebben is met de Gemeenteraad afgesproken dat we samen met onderwijsinstellingen gaan proberen de wijze van stagelopen aan te passen aan onze nieuwe vorm van werken om daarmee in 2021 meer stagiaires een plek te kunnen bieden.
Prestatie 4. Ons personeelsbestand is vitaal en arbeidsfit
Vitaliteit staat hoog op de agenda. Voor 2020 was een compleet programma uitgewerkt dat, in verband met de Corona-maatregelen, met name digitaal is uitgevoerd. Extra inzet is gepleegd op het vitaal houden van medewerkers die vanuit huis moesten gaan werken. Dit uitte zich in het in bruikleen geven van bureaustoelen en brede beeldschermen en de uitgifte van nieuwe laptops met Arbo-voorzieningen (muis, laptopstandaard en toetsenbord). Naast deze maatregelen hebben fysiotherapeuten digitaal meegekeken naar de inrichting van de thuiswerkplek en adviezen gegeven voor een betere werkplekinrichting. Vanuit het management is aandacht op het persoonlijk contact (bellen, wandelen), de werkbelasting en worden er regelmatig digitale sociale bijeenkomsten georganiseerd. Er hebben vitaliteitsweken plaatsgevonden, waarin zowel aandacht voor de fysieke als de mentale gezondheid in deze bijzondere tijd centraal stond.
In 2020 is gestart met de RI&E (Risico Inventarisatie & Evaluatie). Er heeft een verandering in de personele invulling van de externe bedrijfsmaatschappelijk werker en vertrouwenspersoon plaatsgevonden, om de frisse en kritische blik te waarborgen. Daarnaast is een interne vertrouwenspersoon aangesteld, zodat medewerkers op een laagdrempelige wijze keuze hebben.
In 2020 is het verzuimpercentage aanzienlijk gedaald naar 4,4% (was 5,3% in 2019). De daling in het ziekteverzuim is breed in de gemeentelijke sector waargenomen. Met name in het tweede en derde kwartaal was het verzuim laag. Mogelijk hebben medewerkers zich minder snel ziek gemeld, omdat ze vanuit huis werkten en de werktijden flexibel konden indelen. In het vierde kwartaal is een aanzienlijke stijging in het verzuim te zien. Dit houdt mogelijk verband met de aanhoudende en strikter wordende Corona-maatregelen, die effect hebben op de fysieke en mentale gesteldheid, naast dat er mogelijk meer mensen besmet zijn geraakt. NB: de wet verbiedt de werkgever om verzuimoorzaken te registreren en daarom is de bovenstaande duiding in algemeenheden verwoord.
Prestatie 5. We voeren de Normalisatie ambtenarenrecht (Wnra) in.
De Wet normalisatie ambtenarenrecht (Wnra) is succesvol geïmplementeerd binnen de organisatie. Alle medewerkers die voor 1 januari 2020 in dienst waren, hebben een voortzettingsovereenkomst ontvangen. Met alle nieuwe medewerkers wordt een arbeidsovereenkomst afgesloten. De Cao Gemeenten is van kracht geworden en de Apeldoornse personele regelgeving is vastgelegd in een beter leesbaar ‘Personeelshandboek’. In samenwerking met de gemeente Deventer is een geschillencommissie voor personele aangelegenheden ingesteld.
Indicatoren
- 80 % van de medewerkers heeft een ontwikkelgesprek gevoerd
Realisatie: 34%
- 70 % van de medewerkers maakt gebruik van ons trainingsaanbod
Realisatie: 68% van het opleidingsbudget is benut
- 33% van de medewerkers heeft een loopbaangesprek gehad.
Realisatie: 5%
- 15% totaal personeelsbestand <35 jr:
Realisatie: 16%
- 28% totaal personeelsbestand >55 jr:
Realisatie: 26%
- Ziekteverzuim 4,9 % (gemiddeld jaarverzuim)
Realisatie: 4,4%
Nieuwe ontwikkelingen
In 2020 is gewerkt aan de structuurwijziging die per 1 januari 2021 is geëffectueerd. De organisatie kent vanaf deze datum een directie en 20 afdelingen. Voor de zomer is de directie geworven en geselecteerd. Parallel aan de procedure werden de contouren van de ambities rondom Apeldoorn 2040 helder en daarom is gekozen voor een tijdelijk vijfde directielid dat verantwoordelijk is voor de stedelijke ontwikkeling. In het najaar zijn de managementfuncties, afdelingshoofden en teammanagers, via een plaatsingsprocedure ingevuld. Naast de structuur is ook het sturingsmodel aangepast. Vanaf 2021 hebben ontwikkelopgaven en programma’s een nadrukkelijkere positie, waarmee doorzettingskracht wordt bewerkstelligd. De functie van ontwikkelmanager is nieuw en is toegevoegd aan de formatie.
De omvang van het totale management is teruggebracht, echter de keuzes in de inrichting heeft ook voor nieuwe functies gezorgd. De invulling is te realiseren binnen de afspraken die met de Raad zijn gemaakt met betrekking tot de besparingen.
De wijzigingen in structuur en sturing zijn ondersteunend aan de gewenste verandering in de organisatiecultuur (gedrag en houding). Waarbij zakelijkheid, aanspreken en afspraken nakomen hand in hand gaan met verantwoordelijkheid nemen, samenwerken en uitvoeringskracht. Resultaatgericht en wendbaar werken aan het Apeldoorn van morgen vergt aandacht, tijd en prioriteit. Een cultuur is niet binnen een jaar veranderd, de interventies die de verandering teweeg moeten brengen zullen op alle niveaus moeten plaatsvinden. Met het Management Development-programma zijn de eerste stappen gezet op het managementniveau. Het ‘cultuurprogramma’ gaat de ingeslagen weg breder en dieper in de organisatie brengen.