Bedrijfsvoering organisatie gemeente

We zijn er voor onze burgers, bedrijven en bezoekers. Zij mogen verwachten dat we effectief en efficiënt zijn georganiseerd en dat we ‘onze zaken’ op orde hebben. Onverwachte verrassingen passen daar niet bij. Een organisatie is 'in control' als deze zodanig is ingericht dat de juiste discussie, met de juiste middelen (mensen, informatie, etc.) op het juiste moment op het juiste niveau wordt gevoerd en tijdige bijsturing op de realisatie van doelen mogelijk is. Rode draad hierbij is dat we kritisch zijn op wat we doen en hoe we dingen doen en leren van de fouten die er worden gemaakt. De control-functie vervult hierbij een belangrijke ondersteunende, adviserende en signalerende rol.

De controlfunctie hebben we in 2020, passend bij een grote en complexe organisatie als de gemeente Apeldoorn, steviger aangezet. Daarbij werken we met het zogeheten 3-lines- of defence model. De 1e lijn betreffen de afdelingen waarbij de afdelingsmanagers primair verantwoordelijk zijn om met de afdeling in control te zijn. De controlfunctie in de 2e lijn ondersteunt de afdelingsmanagers daarbij. De controlfunctie in de 3e lijn heeft met name een toetsende rol t.a.v. het functioneren van de 1e en 2e lijn. Ter versterking van de 2e lijns controlfunctie heeft de afdeling F&C in 2020 drie strategisch business controllers (controlfunctie in de 2e lijn) aangetrokken voor elk van de drie thema’s in de nieuwe organisatie (ruimte & economie, maatschappelijke ontwikkeling en dienstverlening & bedrijfsvoering). Bij de 3e lijns controlfunctie is bij Concerncontrol ingezet op extra capaciteit die vanaf 2021 m.n. ingezet wordt op het aanjagen van het kritisch en lerend vermogen van de organisatie.
Daarnaast is in 2020 de doorontwikkeling van het cluster Verbijzonderde Interne Controle in gang gezet. Per 1 januari 2021 zijn de medewerkers in dit cluster binnen de afdeling concernzaken gepositioneerd om een meer onafhankelijke positie de krijgen. Daarmee kunnen zij zich richten op de toetsende rol in de 3e lijn.

In het meerjarig beheersplan Interne beheersing en beleidscyclus, opgesteld in oktober 2019, werden de plannen gepresenteerd om tot een brede en integrale verbetering van de interne beheersing te komen. Daarin zijn o.a. de hierboven genoemde ontwikkelingen aangekondigd. Hieronder lichten we bij de prestaties (1 t/m 4) verschillende punten uit het plan toe. In januari en september 2020 hebben we tussenrapportages over de voortgang aan de raad gepresenteerd. In de tweede tussenrapportage hebben we naast de voortgang ook een prioritering, mede op advies van de accountant en gezien de werkdruk in verband met Corona, aan de raad voorgelegd. Prioriteit in het vierde kwartaal 2020 en doorlopend in 2021 hebben de onderdelen Inkoop op orde, basisadministratie op orde, rapportages, het gesprek over bedrijfsvoering en risicomanagement en de doorontwikkeling van de cultuur met kritisch en lerend vermogen. Op al deze punten hebben we in 2020 vooruitgang geboekt waarbij onze focus is geweest en blijft; kwaliteit boven tempo. We willen het goed doen om een solide basis voor de toekomst te creëren. Gezien de complexiteit van de verschillende onderdelen blijft dit een mooie uitdaging. Zo zien we bijvoorbeeld dat een optimale analyse en het ontwikkelen van een perspectief om te komen tot een toekomstbestendig flexibel systeem voor onze basisadministratie, tijd kost.

Prestatie 1. We werken continu aan risicomanagement
In dit bijzondere jaar waarin thuiswerken grotendeels de norm was, heeft het expertteam risicomanagement met alle eenheden intake- en risicogesprekken gevoerd over de financiële en niet financiële (top) risico’s. Daarnaast zijn voor specifieke projecten, programma’s en thema’s risicosessies georganiseerd zodanig dat een juiste afweging kon worden gemaakt in het project of programma. Door de coronacrisis was het niet mogelijk om brede fysieke risicosessies te organiseren en zijn deze gesprekken en sessie grotendeels online gehouden. Middels actualisaties van de risico’s zijn de effecten van de beheersmaatregelen zo goed mogelijk in beeld gebracht en vast gelegd in de risicoformats. Het goed inrichten van de PDCA-cyclus daarop vraagt om ontwikkelingen in bestaande applicaties. In 2021 zal worden onderzocht welk instrumentarium geschikt is om in te zetten. De risicoformats (financieel en niet financieel) zijn bij de jaarrekening via een link te benaderen en individueel inzichtelijk.

Verder is vanuit concern control een evaluatie naar de stand van zaken rond risicomanagement uitgevoerd. De resultaten van dit onderzoek zullen in het eerste kwartaal van 2021 beschikbaar komen. Het onderwerp risicobereidheid is in prioriteitstelling doorgeschoven naar 2021 voor verdere uitwerking.

Prestatie 2. We versterken de beleidscyclus
Een sterke beleidscyclus leunt op juiste, volledige en tijdige informatie. In 2019 is met de prioritering van het “Beheersplan” gekozen om te investeren in het op orde brengen van de basis in de administraties, processen en informatievoorziening. Deze ontwikkeling is in 2020 onverkort voortgezet. Daarbij is met de vaststelling van de pilot programma 5 bij de Tussentijdse Rapportage (TURAP) een richting vastgesteld waarbij in de vorm van een dashboard doel, prestaties, indicatoren en middelen in verband met elkaar worden gerapporteerd. Het maken van een stevig fundament van interne beheersing en heldere relaties tussen doelen en prestaties heeft prioriteit gekregen boven het fundamenteel veranderen van de P&C-stukken.

Prestatie 3. We versterken de control op het zorgdomein
In 2020 zijn vervolgstappen gezet om de beheersing in het sociaal domein te vergroten. Vanuit de 2e lijn vinden maandelijks gesprekken met de budgethouders plaats over prestaties, risico’s en budgetten. Ook de informatievoorziening is versterkt. Met het aantrekken van een strategisch business controller Maatschappelijke Ontwikkeling in het 4e kwartaal is een extra impuls gegeven. Ook rond de controle op de prestatielevering zijn processen aangescherpt. Aandachtspunt daarbij is dat als gevolg van de Corona maatregelen diverse uitgaven zijn gedaan om het zorglandschap in stand te houden. Hierbij zijn de landelijke richtlijnen gevolgd; het gevolg hiervan is dat de controle op de prestatielevering over 2020 meer complex is geworden.

Door concern control is in 2020 een follow up onderzoek uitgevoerd naar de versterking van de beheersmaatregelen. Dit onderzoek is aan de raad aangeboden en bevestigt dat de ontwikkeling is voortgezet.

Prestatie 4. We versterken ons inkoopbeleid
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is per januari 2020 geactualiseerd. Onderdeel daarvan is het verplicht vooraf inschakelen van de inkoopadviseurs bij de meervoudig onderhandse aanbestedingen teneinde rechtmatigheid van aanbestedingen concern breed beter te borgen.
De basis is gelegd voor een uniform inkoopproces voor het gehele concern om inkoop en aanbestedingsrisico’s te verminderen.
In 2020 is focus gelegd op rechtmatig inkopen, de accountant ziet een positieve ontwikkeling

Prestatie 5. We werken aan privacy en informatiebeveiliging
De groeiende digitalisering en vooral ook de Corona maatregelen zorgden in 2020 voor een verdere toename van de digitale criminaliteit. Op alle bestuurlijke niveaus is men zich bij de gemeente Apeldoorn ervan bewust hoe belangrijk een betrouwbare en goed beveiligde dienstverlening is. Een ransomware aanval zoals plaatsvond bij de gemeente Hof van Twente heeft grote impact op de dienstverlening. De gemeente Apeldoorn werkte ook in 2020 aan het weerbaar zijn tegen dit soort aanvallen en andere dreigingen. Op basis van risicoafwegingen worden allerlei soorten dreigingen afgewogen en waar nodig worden aanvullende maatregelen getroffen. Door de ontwikkelingen was 2020 ook het jaar waarin medewerkers van de gemeente vooral vanuit huis werkten; veilig kunnen werken was hierbij het uitgangspunt.

Privacy is een regulier onderdeel van de gemeentelijke dienstverlening. Medewerkers en management worden blijvend bewust gemaakt van een adequate omgang met persoonsgegevens. De Functionaris Gegevensbescherming en Concern Privacy Officer zien er intern op toe dat de AVG structureel wordt nageleefd. Er zijn meerdere impact analyses uitgevoerd om de privacy risico’s van nieuwe processen en systemen vooraf in kaart te brengen.

Gelet op meerdere ontwikkelingen is in de voorjaarnota 2019 besloten een aanvullende structureel budget vrij te maken voor security en privacy. Ook in 2020 is dit budget gebruikt voor de aanvulling van de beschikbare capaciteit ten behoeve van security en privacy. De gemeente beschikte in 2020 over een Concern Information Security Officer en twee Information Officers (tezamen 3fte). Daarnaast is een fulltime Concern Privacy Officer werkzaam en is op basis van inhuur een parttime Functionaris Gegevensbescherming beschikbaar.
Het budget komt verder ten goede aan de bemensing en technische inrichting van een ict omgeving waarmee bedreigingen kunnen worden opgespoord. Door middel van deze omgeving bewaakt de gemeente de diverse digitale informatiestromen.

Prestatie 6. Juridisch advies en juridische kwaliteitszorg
Er is organisatie breed publiek- en privaatrechtelijk geadviseerd op (34) juridische adviesvelden en in verschillende projecten, waaronder de algemene plaatselijke verordeningen (APV), schaarse rechten, wet openbaarheid bestuur (WOB), smart city, Omgevingswet, crisisorganisatie en diverse subsidieregelingen.

In 2020 is uitvoering gegeven aan het werkplan juridische kwaliteitszorg en zijn stakeholders over diverse onderwerpen voorzien van juridisch advies. Naast de basiscursus recht en de training subsidierecht zijn juridische maatwerktrainingen verzorgd over de Wmo, de ruimtelijke informatie viewer (RIV-viewer) en bestemmingsplannen en ruimtelijke regelgeving. Met de juridisch adviseurs is gereflecteerd op de juridische rol, het werken ‘volgens de bedoeling’ in een juridische context, en er is besproken hoe invulling gegeven kan worden aan de kernwaarden Vakmanschap, Innovatiekracht, Betrouwbaarheid en Samenwerking. De juridische concerncriteria zijn herijkt, toegankelijker gemaakt en onder de aandacht gebracht. Per eenheid hebben accounthouders gesproken over betere aansluiting en prioritering van het juridische werk, zodat beter aangesloten kon worden bij de (beleids)agenda’s van de eenheden en de gewenste juridische inzet daarop kon worden aangepast. Dit werd enigszins bemoeilijk vanwege de maatregelen rondom het corona-virus. Wegens de organisatiewijziging zal de rol van accounthouder voor eenheden worden herzien of in ieder geval aangepast aan de nieuwe organisatiestructuur.

Indicatoren

1. Toprisico’s waarover systematisch het gesprek is gevoerd (ambtelijk/bestuurlijk):

100%, zie prestatie 1.

2. Percentage nieuwe beleidskaders waarvan de primaire doelen en belangrijkste beleidsindicatoren terugkomen in de MPB (>80%)

Kadernota’s
Nota versterking beleidscyclus
Nota risicomanagement
Inkoop- en aanbestedingsbeleid
Nota actieve informatieplicht
Financiële verordening 2016
Controleverordening
Voorjaarsnota 2019
Jaarverslag Informatiebeveiliging en privacy 2018
Jaarwerkplan Juridische Kwaliteitszorg 2019